Podczas gdy firma Ensto podejmuje wysiłki, aby realizować naszą długoterminową strategię wzrostu, my rozwijamy i utrzymujemy zdrowy biznes, oferując nowe, unikalne produkty uwzględniające przyszłość naszego społeczeństwa i naszej planety, biorąc odpowiedzialność za społeczeństwo, środowisko i finanse oraz prowadząc interesy w etyczny sposób. Oznacza to, że niniejszy Kodeks zawiera wartości Ensto, a zrównoważony rozwój i etyka biznesowa stanowią integralną część naszych planów biznesowych i procesów decyzyjnych.
Kodeks postępowania dla pracowników firmy Ensto, zatwierdzony przez kadrę zarządzającą Grupą Ensto, określa właściwe praktyki oraz stanowi wytyczne pomagające pracownikom rozpoznać i postępować w kwestiach etycznych, z którymi stykają się podczas wykonywania codziennych obowiązków, w odniesieniu do ich kraju, udziałowców, współpracowników i środowiska.
Niniejszy Kodeks postępowania bezwzględnie obowiązuje pracowników firmy Ensto na całym świecie. W niektórych regionach mogą zostać wprowadzone surowsze wytyczne, nie mogą one jednak być sprzeczne z niniejszym Kodeksem.
Znajomość Kodeksu jest obowiązkowa dla każdego pracownika Ensto. Treść Kodeksu przekazuje pracownikowi jego przełożony lub dowiaduje on się o nim przez komunikaty wewnętrzne.
Żaden kodeks postępowania nie może jednak zastąpić rozważnego zachowania działającego etycznie pracownika. Postępowanie nieuczciwe, nieetyczne lub niezgodne z prawem stanowić będzie naruszenie niniejszego Kodeksu, niezależnie od tego, czy Kodeks odnosi się do tego konkretnego zachowania.
Etyka i prawo
- Prowadzimy interesy zachowując pełen profesjonalizm i przestrzegając etyki.
- Postępujemy zgodnie z wszelkimi obowiązującymi wymogami prawnymi.
- Szanujemy prywatność i uczciwość naszych interesariuszy.
- Reklamujemy i sprzedajemy nasze produkty i usługi w uczciwy sposób, zgodnie z ich jakością, możliwościami, ceną, poziomem usług oraz innymi uzasadnionymi cechami.
Faktyczne, potencjalne lub prawdopodobne konflikty interesów
Pracownicy Ensto są zobowiązani unikać działań powodujących konflikt interesów. Działania te to, między innymi:
- Działania wiążące się ze sprzecznością interesów osobistych i firmy.
- Zdobywanie osobistych korzyści (innych niż wynagrodzenie i inne korzyści zapewniane pracownikom przez Ensto) z tytułu wykonywania czynności związanych z działalnością Ensto.
- Zajmowanie przez pracownika lub członka jego rodziny lub partnera biznesowego stanowiska dyrektora, członka kierownictwa, pracownika, partnera bądź konsultanta, maklera lub pośrednika dla podmiotu, z którym Ensto może nawiązać relacje biznesowe lub z którym Ensto konkuruje lub może konkurować.
Wszelkie powiązania, interesy i stosunki biznesowe dotyczące Pracownika, członka jego rodziny lub jego partnera biznesowego, które mogą nakłaniać Pracownika do postępowania w sposób, który jest niezgodny z interesem Ensto, lub które mogą być postrzegane jako powodujące rozbieżne interesy, są dozwolone tylko po uzyskaniu aprobaty kierownictwa Ensto.
Wszelka działalność zewnętrzna, w tym działalność związana z innymi podmiotami, nie powinna odbywać się kosztem czasu lub uwagi, którą Pracownik powinien poświęcić wykonywaniu swoich obowiązków w firmie Ensto, źle wpływać na jakość lub ilość wyników pracy Pracownika, ani wymagać skorzystania z mienia Ensto, w tym nieruchomości lub własności osobistych.
Pracownicy w żadnym przypadku nie mogą podejmować działań konkurencyjnych wobec Ensto ani korzystać (lub udostępniać członkom swojej rodziny) z szans biznesowych przysługujących Ensto, o których dowiedzą się lub do której dostęp uzyskają dzięki pełnieniu swojej funkcji w Ensto.
Podarunki, przysługi i inne formy zachęty
Pracownicy Ensto nie mogą wręczać ani przyjmować podarunków, przysług, form rozrywki lub innych form zachęty od osób lub podmiotów, z którymi firma Ensto nawiązała lub może nawiązać stosunki biznesowe, chyba że:
- są to zgodne z prawem podarunki wręczane w związku ze współpracą Ensto z klientami komercyjnymi i innymi podmiotami pozarządowymi
- nie naruszają obowiązujących przepisów prawa
- wartość podarunków jest nominalna, a ich wręczenie lub otrzymanie nie ma na celu wpłynięcia na podjęcie decyzji biznesowej przez osobę otrzymującą, tzn. są one zgodne z powszechnymi praktykami biznesowymi
- nie wolno przyjmować podarunków jeśli istnieje podejrzenie, że miałoby to wpłynąć na podjęcie decyzji biznesowej przez osobę otrzymującą (beneficjent jest zaangażowany w projekt, w którym bierze udział osoba wręczająca)
Okazjonalny udział w wydarzeniach towarzyskich z udziałem biznesowych partnerów Ensto nie stanowi naruszenia Kodeksu, jeśli są to wydarzenia uzasadnione i powszechne w kontekście biznesowym. Pracownik nie może jednak:
- żądać dla siebie ani dla innej osoby niczego wartościowego w zamian za transakcję, usługę lub informację poufną należącą do Ensto lub jej klientów ani przyjmować niczego wartościowego (innego niż wynagrodzenie lub inna korzyść świadczona przez Ensto) od nikogo prowadzącego interesy z Ensto, zarówno przed, jak i po negocjowaniu lub zrealizowaniu transakcji.
W odniesieniu do podarunków wręczanych pracownikom administracji rządowej obowiązują odrębne przepisy i zasady. Elementem polityki Ensto jest postępowanie w ścisłej zgodności z powyższymi ograniczeniami.
Nawet jeśli jest to zgodne z prawem, pracownicy nie mogą wręczać ani przyjmować podarunków, jeśli stanowiłoby to naruszenie tej polityki.
Korzyści majątkowe
- Pracownicy Ensto nie mogą proponować, obiecywać, wręczać, prosić, żądać, ani przyjmować korzyści majątkowych, zakazanych prawem płatności lub innych niezgodnych z prawem korzyści, aby zdobyć lub utrzymać kontrakt.
- Wręczanie korzyści majątkowych jest niezgodne z prawem i narusza postanowienia niniejszej polityki.
Informacje o kliencie i pracodawcy
Wszyscy Pracownicy Ensto są zobowiązani do zachowania w tajemnicy informacji o klientach i o pracodawcy, na ujawnienie których nie otrzymali pozwolenia.
Uprzejmość, godność i szacunek
Wszyscy pracownicy powinni traktować siebie nawzajem z uprzejmością, godnością i szacunkiem, niezależnie od płci.
Przemoc w miejscu pracy, w tym groźby, niebezpieczne zachowania, molestowanie, zastraszanie, napastowanie i tym podobne zachowania nie będą tolerowane. W żadnej placówce Ensto nie wolno posiadać broni palnej.
Przełożeni, dyrektorzy i kadra kierownicza firmy Ensto są czujni na wszelkie przypadki molestowania w miejscu pracy oraz podejmą wszelkie odpowiednie kroki, aby zapobiec takim przypadkom.
Narkotyki i alkohol
Nie zezwalamy na rozpowszechnianie, posiadanie, używanie czy pracę pod wpływem narkotyków ani alkoholu w żadnej z placówek Ensto. Spożywanie alkoholu jest dozwolone jedynie w związku z przedstawicielstwem handlowym Ensto lub podczas większych imprez firmowych.
Działalność polityczna
Pracownikom nie przyznaje się płatnego czasu wolnego na wykonywanie działalności politycznej, choć możliwe jest przyznanie bezpłatnego czasu wolnego, jeśli pozostaje to w zgodzie z lokalnymi politykami i przepisami.
Polityka prywatności
Od pracowników oczekuje się poszanowania prywatności współpracowników i klientów podczas przetwarzania ich danych osobowych. Dane osobowe obejmują wszelkie dane dotyczące określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby, takie jak imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonu czy adresy IP. Przetwarzanie danych obejmuje wszelkie czynności wykonywane w odniesieniu do danych osobowych, takie jak ich zbieranie, zapisywanie, przechowywanie użytkowanie, ujawnianie, udostępnianie, usuwanie czy zniszczenie. Wszyscy pracownicy są zobowiązani w szczególności do przestrzegania poniższych zasad:
- Poufność. Wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby (tzn. dane osobowe) są uznawane za poufne. Danych osobowych nie wolno udostępniać na zasadzie nieformalnej oraz można je ujawniać wyłącznie osobom upoważnionym do ich otrzymania. Wszelkie przypadki ujawnienia danych osobowych osobie nieposiadającej jeszcze uprawnienia do ich otrzymania, w szczególności ujawnienia danych na temat stanu zdrowia, wymagają uprzedniej zgody osoby, której dane te dotyczą.
- Zgodność z prawem, uczciwość i przejrzystość procesu przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych musi być prowadzone zgodnie z prawem i uczciwie. Właścicieli danych należy poinformować, że ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, omawiane lub w inny sposób przetwarzane oraz wskazać im zakres, w jakim ich dane osobowe są lub będą przetwarzane. Wszelkie informacje i wiadomości dotyczące przetwarzania danych muszą być łatwo dostępne i sformułowane w jasny sposób. Należy stosować prosty język.
- Ograniczenie celu. Przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone tylko wtedy i wyłącznie w takim zakresie, w jakim są one zgodne z pierwotnym celem ich zbierania. W razie wątpliwości co do zgodności przetwarzania danych z celem, w jakim zostały one zebrane, prosimy o omówienie wątpliwej kwestii z HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów). Przetwarzanie danych w innym celu w późniejszym czasie wymaga osobnej zgody, chyba że drugi cel jest zbieżny z celem pierwotnym. Wszelkie inne cele przetwarzania danych osobowych wymagają uprzedniej zgody HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów).
- Minimalizacja danych. Należy przetwarzać wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji określonego zadania. W szczególności nie należy zbierać, zapisywać ani w żaden inny sposób przetwarzać danych dotyczących stanu zdrowia, rasy, pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych, religijnych ani filozoficznych, członkostwa w związkach zawodowych, życia seksualnego ani orientacji seksualnej. W razie potrzeby należy z wyprzedzeniem skonsultować się z HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów), aby dowiedzieć się, czy istnieje podstawa prawna przetwarzania danych osobowych.
- Dokładność. Dane osobowe muszą być dokładne i poddawane aktualizacji. Należy mieć świadomość danych wpisywanych do rejestrów firmowych oraz do osobistych plików, notatek i wpisów w kalendarzu. Jeśli to możliwe, należy usuwać lub korygować niedokładne lub nieaktualne dane przechowywane w plikach osobistych bądź dane, za które jest się odpowiedzialnym we wspólnych systemach/rejestrach firmowych. Jeśli nie jesteś odpowiedzialny/-a za dane, o których mowa, lecz zauważyłeś/-aś w nich nieścisłości, skontaktuj się z osobą odpowiedzialną za te dane. Jeśli nie masz pewności, kto jest osobą odpowiedzialną, skontaktuj się z HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów).
- Ograniczenie przechowywania. Gdy dane osobowe nie są już potrzebne do celu, w jakim zostały zebrane, należy je usunąć, chyba że istnieje uzasadniony powód, aby je pozostawić. Sprawdzaj okresy przechowywania i podstawy do dalszego przechowywania danych w odpowiednich politykach, przede wszystkim w tych dotyczących (i) klientów i partnerów, (ii) potencjalnych klientów, (iii) użytkowników serwisu internetowego oraz (iv) pracowników, kandydatów na pracowników i osoby udzielające referencji. W przypadku wątpliwości co do okresu przechowywania danych osobowych, należy skontaktować się z HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów). Pracowników prosi się o coroczny przegląd oraz, jeśli to konieczne, zniszczenie lub zaktualizowanie danych osobowych przechowywanych w infrastrukturze Ensto, tj. w plikach lokalnych na komputerach pracowników, kalendarzach, telefonach lub plikach fizycznych.
- Integralność. Dane osobowe należy przetwarzać w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych oraz zapobiegający ich przypadkowej utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu.
- Czyste biurko. Danych osobowych nie należy zostawiać na biurku, ani pozostawiać ich widocznych na ekranie komputera ani na obszarach otwartych, nawet jeśli od biurka odchodzi się tylko na chwilę.
- Numery ubezpieczenia społecznego. Nie należy przetwarzać numerów ubezpieczenia społecznego, chyba że osoba, do której numer należy, wyraziła na to zgodę lub że przetwarzanie numeru wynika z ustawowego prawa lub obowiązku. Od tej reguły mogą obowiązywać pewne wyjątki. Istnienie prawa do przetwarzania numerów ubezpieczenia społecznego należy skonsultować z HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów). Należy unikać niepotrzebnego umieszczania numerów ubezpieczenia społecznego w dokumentach papierowych oraz przesyłania ich (jak również innych wrażliwych danych) pocztą elektroniczną.
- W przypadku otrzymania zapytania związanego z prywatnością: należy w ciągu dwóch dni roboczych potwierdzić otrzymanie wiadomości, wysyłając wiadomość o następującej, lub podobnej, treści:
Dziękujemy za kontakt. Zanim odpowiemy na przesłane zapytanie, musimy ze względów bezpieczeństwa potwierdzić Państwa tożsamość. Prosimy (i) odwiedzić najbliższą placówkę firmy Ensto (lokalizacje dostępne pod tym linkiem) i okazać w recepcji ważny dowód tożsamości ze zdjęciem. Prosimy poinformować osobę w recepcji, że czynią to Państwo w celu zabezpieczenia danych osobowych; lub (ii) przesłać podpisany wniosek w formie pisemnej do najbliższej placówki firmy Ensto wraz z adresem zwrotnym lub w formie załącznika do wiadomości e-mail wysłanej z adresu [wpisać adres e-mail]. Po potwierdzeniu Państwa tożsamości odpowiemy Państwu na przesłane zapytanie.
Następnie należy powiadomić o otrzymanym zapytaniu HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów). Jeśli nie masz pewności, jakie czynności podjąć po otrzymaniu zapytania, skonsultuj się z HCM Director lub Director, Customer Experience Management. Pamiętaj, że jeśli osoba prosi o usunięcie jej danych z list marketingu bezpośredniego, podanie tożsamości nadawcy zapytania nie jest konieczne. Ogólne zasady proszenia klienta o zgodę na przetwarzanie jego danych osobowychopisane są w obowiązującej w Grupie Ensto wewnętrznej polityce przetwarzania danych marketingowych i danych klientów. Pytając właściciela danych o zgodę, należy podać mu najważniejsze informacje: jakie dane są zbierane, dlaczego, kto je przetwarza i jak długo będą one przechowywane. Wiadomość musi także zawierać informację na temat lokalizacji odpowiedniej polityki prywatności obowiązującej w Ensto (łącze internetowe). W przypadku zgód ustnych, należy poinformować klientów, gdzie dostępne są polityki prywatności. Wszystkie zgody należy rejestrować, aby firma Ensto mogła dowieść tego, kto wyraził zgodę, na co, kiedy, w jakiej formie oraz w jaki sposób osobę tę poinformowano o przetwarzaniu jej danych osobowych.
- W przypadku wysyłania przedstawicielom firm wiadomości w formie elektronicznej lub konwencjonalnej w ramach marketingu bezpośredniego, zgoda odbiorcy nie jest potrzebna. Należy pamiętać, że osoby reprezentujące firmy mogą w dowolnej chwili sprzeciwić się otrzymywaniu wiadomości w ramach marketingu bezpośredniego. Sprzeciwy te należy rejestrować w odpowiednich Systemach. Osobom, które wyraziły sprzeciw, nie należy wysyłać więcej wiadomości marketingowych. Bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące marketingu bezpośredniego zawarte są w obowiązującej w Grupie Ensto wewnętrznej polityce przetwarzania danych marketingowych i danych klientów.
- Nie wolno przenosić danych dotyczących pracownika, klienta ani udziałowca poza Grupę Ensto bez zgody HCM Director (w przypadku danych pracownika/kandydata na pracownika) lub Director, Customer Experience Management (w przypadku danych klientów).
Zachęcamy do udziału w organizowanym przez Ensto szkoleniu z ochrony danych.
Obowiązki w przypadku niezgodności
Każdy pracownik powinien z wyprzedzeniem powiadomić swojego przełożonego, jeśli ma wątpliwości co do zastosowania konkretnej polityki lub procedury. Pracownicy, którzy dowiedzą się lub podejrzewają, że został lub prawdopodobnie zostanie naruszony Kodeks, powinni zgłosić naruszenie przełożonemu lub, jeśli istnieje podstawa, aby uważać, że nie przyniesie to skutku, Managerowi Shared Service w firmie Ensto. Wszystkie informacje będą traktowane poważnie i, jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie w ich sprawach wszczynane dochodzenie. Pracownikom, którzy w dobrej wierze zgłoszą naruszenie lub potencjalne naruszenie, nie będą grozić żadne działania odwetowe. W stosunku do zgłoszonych naruszeń zostanie niezwłocznie wszczęte dochodzenie. Sprawy te będą traktowane poufnie w takim stopniu, jak to możliwe.
Obowiązkiem każdego przełożonego Ensto jest zgłoszenie każdego przypadku oszustwa lub innego bezprawnego zachowania członkowi kadry zarządzającej Ensto. Osobom dopuszczającym się naruszeń Kodeksu grożą natychmiastowe konsekwencje dyscyplinarne, w tym zwolnienie z pracy.
Uwaga
W przypadku różnic między wersją angielską, a wersją tłumaczoną na lokalny język, obowiązuje wersja angielska Kodeksu postępowania.