Tietosuojakäytäntö työntekijöille ja hakijoille – Suomi


Sinulla on oikeus vastustaa henkilökohtaisen erityisen tilanteesi perusteella henkilötietojesi käsittelyä milloin tahansa, kun käsittelemme tietojasi oikeutettujen etujemme perusteella. Löydät lisätietoja tämän asiakirjan 3- ja 8.6-kohdista.

1 JOHDANTO

Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on meille (eli alla olevan 2-kohdan mukaiselle rekisterinpitäjänä toimivalle Enston konserniyhtiölle) tärkeää. Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten keräämme ja käytämme henkilötietojasi työsuhteesi aikana, sitä ennen ja sen jälkeen yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain mukaisesti.

Tätä käytäntöä sovelletaan kaikkiin työntekijöihimme, käyttämäämme vuokratyövoimaan, johtajiimme (yhdessä tässä asiakirjassa ”työntekijät”) ja työnhakijoihimme sekä heihin liittyviin suosittelijoihin. Tätä käytäntöä sovelletaan myös muiden Enston konserniyhtiöiden työntekijöihin, kun käsittelemme heidän henkilötietojaan joko siksi, että heidän esimiehensä tai alaisensa ovat meidän työntekijöitämme tai siksi, että he kuuluvat samaan konsernitason projektitiimiin meidän ja/tai meidän työntekijöidemme kanssa. Tämä käytäntö ei ole minkään työsopimuksen osa eikä muodosta palvelusopimusta. Saatamme päivittää tätä käytäntöä milloin tahansa ja saatamme päivitetyn version saatavillesi.

On tärkeää, että perehdyt tähän käytäntöön ja muihin sinulle mahdollisesti tietyissä tilanteissa tarjoamiimme yksityisyyskäytäntöihin, jotta olet tietoinen siitä, miten ja mistä syistä käytämme henkilötietojasi.

2 REKISTERINPITÄJÄN TIEDOT

Tämä käytäntö koskee yhden tai useamman suomalaisen Enston konserniyhtiön käsittelemiä henkilötietojasi, kun he käsittelevät niitä rekisterinpitäjinä. Jos olet esimerkiksi Ensto Finland Oy:n työntekijä, Ensto Finland Oy käsittelee työntekijätietojasi rekisterinpitäjänä. Jos haet töitä esimerkiksi Ensto Oy:stä, se toimii työhakemuksesi ja muiden hakemuksesi yhteydessä antamiesi tietojen rekisterinpitäjänä.

Jos olet yleisesti kiinnostunut uramahdollisuuksista Ensto-konsernissa, tietojasi saattavat käsitellä useat Enston konserniyhtiöt useassa maassa, kukin niistä toimien rekisterinpitäjänä.

Alla löydät listan rekisterinpitäjistä, joiden käsittelytoimia tämä käytäntö koskee. Muiden Enston konserniyhtiöiden yksityisyyskäytännöt ovat saatavilla osoitteessa www.ensto.com. Kaikkien työntekijöitä ja -hakijoita koskevien yksityisyyskäytäntöjen sisällöt ovat Ensto-konsernissa joko samat tai samankaltaiset.

Jos olet epävarma siitä, mikä yhtiö tai mitkä yhtiöt toimivat henkilötietojesi rekisterinpitäjinä, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavalle Data Protection Responsible osoitteeseen privacy@ensto.com .

Enston konserniyhtiö

Yhteystiedot

Yhteyshenkilö/

Toimitusjohtaja

sähköposti

Suomi

     

Ensto Oy

Ensio Miettisen katu 2, 06100 Porvoo

Ari Virtanen

fi.privacy@ensto.com

Ensto Chago Oy

Ensio Miettisen katu 2, 06100 Porvoo

 Juha Stenberg

fi.privacy@ensto.com

Ensto Finland Oy

Ensio Miettisen katu 2, 06100 Porvoo

 Marko Aarttila

fi.privacy@ensto.com

Ensto Invest Oy

Ensio Miettisen katu 2, 06100 Porvoo

Ari Virtanen

fi.privacy@ensto.com

Ensto Lighting Oy

Hepolammentie 25, 08680 Lohja

 Jukka Tiitu

fi.privacy@ensto.com

3 KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET

Tarkoitus

Oikeusperuste

Työntekijöiden palkkaus ja valinta

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat uusien työntekijöiden palkkaaminen ja työnhakijoiden luotettavuuden selvittäminen; ja/tai

Suostumuksesi; ja/tai

Käsittely on tarpeen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi sinun pyynnöstäsi

Henkilöstön johtaminen ja työlupien hallinta

Käsittely on tarpeen sinun kanssasi tekemämme sopimuksen täytäntöönpanemiseksi; ja/tai

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat yritystenvälisen työn ja Ensto-konsernin tasoisten projektien hallinta, henkilöstötarpeiden analysointi ja tiettyä toimea tai tehtävää koskevien vaatimusten arviointi, orientoida Enston konserniyhtiöiden henkilöstöä, päättää ja hallita palkkausta ja palkitsemista, arvioida suorituksia, hoitaa työpaikkakiistoja ja työtapaturmia, koota näyttöä mahdollista kurinpidollista toimintaa varten, tehdä päätöksiä työsuhteesi jatkumisesta ja ylennyksistä, kommunikoida työntekijöille, suojata työntekijöidemme hyvinvointia, parantaa työoloja ja tyytyväisyyttä työhön, selvittää työntekijöidemme luotettavuus ja suorittaa tutkimuksia arvioidaksemme ja ymmärtääksemme paremmin työntekijöiden pysyvyyttä ja poistumaa; ja/tai

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi (esimerkiksi velvollisuus tarjota turvallinen työympäristö)

Henkilöstöhallinto mukaan lukien palkanlaskenta, etuudet ja yhteydenpito veroviranomaiseen, työterveydenhuoltoon sekä eläkeyhtiöihin

Käsittely on tarpeen sinun kanssasi tekemämme sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (esimerkiksi tarjotaksemme sinulle sovitut etuudet); ja/tai

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme tai sinun tietyn oikeutesi noudattamiseksi (esimerkiksi velvollisuus maksaa palkkaa tekemästäsi työstä); ja/tai

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat etuuksiin liittyvä raportointi ja näiden raporttien analysointi; ja/tai

Suostumuksesi

Liiketoiminnan hallinto ja suunnittelu

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat strateginen suunnittelu, tilastointi ja resurssianalyysi; ja/tai

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi (esimerkiksi kirjanpito ja tilintarkastus)

Esimerkiksi työsopimuslaista (55/2001), työterveyshuoltolaista (1383/2001), työtapaturma- ja ammattitautilaista (459/2015) ja kirjanpitolaista (1336/1997) johtuvien lakiin perustuvien velvoitteiden täyttäminen

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi (esimerkiksi työterveydenhuollon tarjoamista koskeva velvollisuus ja velvollisuus huolehtia vaadituista vakuutuksista)

Oikeudenkäynnit ja tuomioistuinten päätösten noudattaminen

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi

Kriisiviestintä

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi (for example to inform the data subject about data breaches or other crises)

Työ- ja tietoturvallisuus

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi (esimerkiksi turvallisen työympäristön tarjoamista koskeva velvollisuus); ja/tai

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat työntekijöiden hyvinvoinnin suojaaminen, työolojen ja työtyytyväisyyden parantaminen, liikesalaisuuksien suojaaminen, verkko- ja tietoturvan turvaaminen mukaan lukien luvattoman pääsyn estäminen tietokone- ja sähköisiin viestintäjärjestelmiimme sekä haittaohjelmien levittämisen estäminen

Opettaminen, koulutus ja kehitystoiminta

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi (esimerkiksi velvollisuus tarjota riittävä koulutus tiettyihin tehtäviin); ja/tai

Käsittely on tarpeen sinun kanssasi tekemämme sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (esimerkiksi sen mahdollistamiseksi, että voit osallistua sovittuun koulutusohjelmaan); ja/tai

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat tietotaitomme ja työtyytyväisyyden lisääminen ja tämän seurauksena työntekijöiden arvon lisääminen organisaatiolle, asiakaskokemuksen parantaminen ja uusien palvelujen kehittäminen uuden tai lisääntyneen tietotaidon pohjalta

Tunnistaminen

Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi (esimerkiksi velvollisuus varmistaa, että henkilötietoja ei luovuteta väärälle henkilölle)

Tapaamisten ja tilaisuuksien järjestäminen

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat uusien työntekijöiden palkkaaminen, viestintä ja tiedonjakaminen työntekijöille ja -hakijoille, hyvinvointimme suojaaminen sekä työolojen ja työtyytyväisyyden parantaminen; ja/tai

Suostumuksesi

Yritysjärjestelyt, joissa olemme mukana

Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat liiketoimintamme kehittäminen ja johtaminen

4 HENKILÖTIETORYHMÄT JA NIIDEN SÄILYTYSAJAT

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeen täyttääksemme ne tarkoitukset, joita varten keräsimme tiedot mukaan lukien oikeudellisten, kirjanpidollisten tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttäminen. Määrittäessämme asianmukaiset säilytysajat henkilötiedoille otamme huomioon tietojen määrän, luonteen ja arkaluontoisuuden, tietojesi luvattomasta käytöstä tai luovutuksesta aiheutuvan vahingon mahdollisen riskin, tarkoitukset, joita varten käsittelemme henkilötietojasi, voimmeko toteuttaa nuo tarkoitukset muilla keinoin ja laissa asetetut vaatimukset.

Joissakin tilanteissa saatamme anonymisoida henkilötietosi siten, ettei niitä voida enää yhdistää sinuun, jolloin voimme käyttää tällaista tietoa ilmoittamatta siitä sinulle. Saatamme myös olla velvollisia säilyttämään tietoja alla kuvattua pidempään, mikäli se on tarpeellista käynnissä olevan oikeudellisen prosessin vuoksi tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätöksen noudattamiseksi.

Löydät tarkemmat tiedot erilaisten henkilötietoryhmien säilytysajoista alla olevasta taulukosta.

Tietoryhmä

Säilytysaika

Nimi, titteli ja yhteystiedot: kotiosoite, koti- ja työpuhelimen numero, yksityinen ja työsähköposti

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Suosittelijat: sama kuin työnhakijoilla

Luvat ja suostumukset

Työntekijät: säilytetään työsuhteen ajan

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Syntymäaika

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Henkilöturvatunnus

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: emme kerää tätä tietoa työnhakijoilta, mutta jos työnhakija itse antaa meille kyseisen tiedon, poistamme sen työhakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä

Sukupuoli

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Suosittelijat: sama kuin työnhakijoilla (jos kyseinen tieto on annettu)

Yhteystieto hätätapauksia varten (omainen)

Työntekijät: säilytetään työsuhteen ajan

Koulutustiedot

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Suosittelijat: sama kuin työnhakijoilla (jos kyseinen tieto on annettu)

Työhakemus

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Työhistoria, harrastukset, taidot ja vastaavat CV:ssä annetut tiedot

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Suosittelijat: sama kuin työnhakijoilla (jos kyseinen tieto on annettu)

Työsopimus

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Palkkausta ja etuja koskevat tiedot

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana tieto on saatu

Työaika- ja läsnäolotiedot

Työntekijät: (i) työsuhteen aikana: säilytetään kuluvan vuoden lisäksi 2 seuraavaa vuotta; (ii) työsuhteen jälkeen: 2 vuotta työsuhteen päättymispäivästä

Pankkitiedot

Työntekijät: poistetaan viimeisen palkanmaksun jälkeen, kun työsuhde on päättynyt

Suoritusta koskevat tiedot

Työntekijät: säilytetään 5 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen

Valokuvat

Työntekijät: säilytetään työsuhteen ajan tai työntekijän suostumuksella niin kauan, kun hänen valokuvaansa käytetään Ensto-konsernin esitys- ja markkinointimateriaaleissa

Työnhakijat: jos hakija on antanut valokuvansa, se poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Ammattiliittoon kuulumista koskevat tiedot

Työntekijät: jos työntekijä antaa tiedon hänen suostumuksellaan, se säilytetään työsuhteen ajan, ellei työntekijä pyydä tiedon poistamista aikaisemmin. Jos tieto on kerätty lakiin perustuvan velvoitteen johdosta, se poistetaan välittömästi sen jälkeen, kun sitä ei enää tarvita kyseisen velvoitteen noudattamiseksi

Työnhakijat: jos hakija on antanut kyseisen tiedon (esimerkiksi CV:ssä), se poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Osaamista koskevat tiedot

Työntekijät: säilytetään 5 vuotta työsuhteen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Suosittelijat: sama kuin työnhakijoilla (jos kyseinen tieto on annettu)

Pääsytiedot

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä

Järjestelmien lokitiedot

Työntekijät: poistetaan järjestelmällisesti 10 vuoden välein

Videovalvontamateriaali

Työntekijät: säilytetään enintään 1 vuosi, ellei materiaalia tarvita jonkin seuraaviin liittyvän Asian hoitamiseksi: (i) työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, (ii) häirinnän tai ahdistelun taikka epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu syy epäillä työntekijän syyllistyneen häirintään, ahdisteluun tai epäasialliseen käytökseen tai (iii) työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi, jos jokin näistä tilanteista on tullut selvitettäväksi ennen enimmäissäilytysajan (1 vuosi) päättymistä tai jos materiaalia tarvitaan työsuhteen päättämisen asianmukaisuuden toteennäyttämiseksi taikka jos materiaalin säilyttämiseen on muu erityinen syy

Työnhakijat: sama kuin yllä

Työmatkoihin liittyvät tiedot

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana tieto on saatu

Palkkausta varten tarvittavat verotukseen liittyvät tiedot

Työntekijät: säilytetään 10 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana tieto on saatu

Soveltuvuustestien tulokset

Työntekijät: poistetaan 12 kuukauden kuluessa testauksen päättymisestä

Työnhakijat: poistetaan rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen

Luottotiedot

Työntekijät: poistetaan 12 kuukauden kuluessa luottotiedon saamisesta

Työnhakijat: poistetaan rekrytointiprosessin päättyessä

Terveystiedot (lääkärintodistukset, raportit ja allergiat)

Työntekijät: poistetaan välittömästi (i) kun niitä ei enää tarvita lakiin perustuvien velvoitteiden kuten sairausajan palkan maksamista koskevan velvoitteen noudattamiseksi tai (ii) työntekijöille järjestetyn tapahtuman tai tapaamisen jälkeen

Työnhakijat: jos hakija on antanut tämän tiedon, se poistetaan hakemuksen poistamisen yhteydessä rekrytointiprosessin päättyessä tai hakijan suostumuksella 12 kuukauden kuluttua prosessin päättymisen jälkeen, tai välittömästi työnhakijoille järjestetyn tapahtuman tai tapaamisen jälkeen, jota varten kyseistä tietoa on käsitelty

Meille kuuluvat ja Ensto-konsernin sisäisen ohjeistuksen mukaan haetut tai avatut työntekijöiden sähköpostit

Työntekijät: säilytetään ainakin 1 vuosi, poistetaan työsuhteen päättymisen jälkeen

Työntekijöiden sähköpostit, joita käytetään työntekijän suostumuksella työsuhteen päättymisen jälkeen

Työntekijät: Jos sähköpostissa on työntekijän henkilötietoja, joita ei enää tarvita, nämä henkilötiedot poistetaan eikä sähköpostin enää katsota sisältävän työntekijän henkilötietoja; tai

Jos sähköposti sisältää työntekijän henkilötietoja, ne poistetaan työntekijän työsuhteen päättymistä seuraavan järjestelmäajon yhteydessä. Järjestelmäajoja suoritetaan kahdesti vuodessa. Henkilötietoja sisältäviä sähköposteja ei poisteta, jos työntekijä on antanut suostumuksensa siihen, että hänen sähköpostejaan käytetään hänen työsuhteensa päättymisen jälkeen; tai

Jos sähköposteissa on työntekijän henkilötietoja ja työntekijä on antanut suostumuksensa niiden käyttöön, mutta tämä suostumus myöhemmin peruutetaan, sähköpostit poistetaan työntekijän suostumuksen peruuttamista seuraavan järjestelmäajon yhteydessä. Järjestelmäajoja suoritetaan kahdesti vuodessa

Työntekijän työhön liittyvät tiedostot, jotka työntekijä on tallentanut palvelimelle ja joita käytetään hänen työsuhteensa päättymisen jälkeen

Työntekijät: Jos tiedosto sisältää työntekijän henkilötietoja, joita ei enää tarvita, henkilötiedot poistetaan eikä tiedoston enää katsota sisältävän työntekijän henkilötietoja. Jos henkilötietojen poistaminen ei ole mahdollista, tiedostot säilytetään niin kauan, kuin meillä on oikeutettu etu säilyttää kyseisiä tietoja, minkä jälkeen ne poistetaan tuon oikeutetun edun päättymistä seuraavan järjestelmäajon yhteydessä. Järjestelmäajoja suoritetaan kahdesti vuodessa

Passi ja muut henkilökorttitiedot (ml. paperi- tai skannatut kopiot)

Työntekijät: poistetaan työsuhteen päättymisen jälkeen

Työnhakijat: poistetaan 12 kuukauden kuluessa tiedon hankkimisesta

Rikosrekisteritiedot

Työntekijät: poistetaan välittömästi, kun työntekijän luotettavuus on arvioitu

Työnhakijat: poistetaan välittömästi, kun työnhakijan luotettavuus on arvioitu

Varhaisen puuttumiseen liittyvät tiedot (varhainen puuttuminen tarkoittaa automaattista hälytysjärjestelmää, joka havaitsee ennalta määritettyjä poikkeavuuksia ja lähettää niistä hälytyksen työntekijän esimiehelle, kun tietty raja-arvo ylitetään; järjestelmä edistää työntekijän hyvinvointiin ja suoriutumista koskeviin huolenaiheisiin puuttumista ajoissa)

Työntekijät: säilytetään työsuhteen ajan

Muiden Enston konserniyhtiöiden työntekijöiden henkilötietoja, joita käsitellään yritystenvälisten töiden ja projektien hallinnoimiseksi Ensto-konsernissa, säilytetään toimestamme vain siinä määrin, kuin se on tarpeen ja vain niin kauan, kuin kyseinen työ tai projekti kestää. Työnantajasi saattaa säilyttää tietoja kuitenkin pidempään.

5 HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Keräämme henkilötietoja pääasiassa suoraan sinulta. Saatamme kuitenkin kerätä henkilötietoja alla olevilta organisaatioilta ja lähteistä sinulta erikseen pyydetyllä suostumuksellasi (kyseisen pyynnön on tällöin esittänyt joko me tai kyseessä oleva organisaatio):
• Rekrytointiyritykset, joille olet antanut tietoja rekrytointitarkoituksia varten;
• Enston konserniyritykset, joista osa saattaa sijaita kolmansissa maissa ja joille olet antanut tietoja tai jotka ovat keränneet tietojasi tämän käytännön mukaisesti;
• Työterveydenhuollon tarjoajat;
• Luottotietoja tarjoavat yritykset, mutta tällaisia tietoja kerätään ainoastaan luotettavuutesi selvittämiseksi yksityisyydestä työelämässä annetun lain 5 a §:ssä tarkoitetuissa tilanteissa. Huomioithan, että kyseisissä tilanteissa meillä on lakiin perustuva oikeus kerätä luottotietojasi ilman suostumustasi, mutta kerromme tällöin sinulle, mitä rekisteriä käytämme;
• Liittymien tarjoajat työpuhelinta varten;
• IT-järjestelmien hallintaa koskevien palvelujen tarjoajat;
• Tietoturvapalvelujen tarjoajat;
• Vuokratyöpalvelujen tarjoajat;
• Leasingyritykset ja matkatoimistot;
• Koulutuspalvelujen tarjoajat;
• Suosittelijat;
• Ammattilliset sosiaalisten verkostojen ja sosiaalisen median kanavat

Jos keräämme henkilötietojasi yllä olevista lähteistä, kerromme sinulle tiedoista, joita olemme saaneet, ennen niiden käyttämistä sinua koskevassa päätöksenteossamme.

Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista, mutta se voi olla edellytys sille, että voimme solmia kanssasi sopimuksen. Kun olemme tehneet sopimuksen kanssasi, kuten työsopimuksen, henkilötietojen antaminen voi myös olla sopimuksesta johtuva velvollisuus, jotta voimme noudattaa omia sopimusvelvoitteitamme ja lakiin perustuvia velvollisuuksiamme. Jos et anna meille pyytämiämme henkilötietoja, emme välttämättä pysty palkkaamaan sinua tai saatamme olla estyneitä täyttämään velvoitteitamme, mikä voi johtaa kurinpidollisiin toimiin tai sopimus- tai muun suhteemme päättämiseen.

6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT

• Matkatoimistot, lento/lauttayhtiöt, hotellit jne;
• Leasingyhtiöt;
• Ulkopuoliset oikeudelliset neuvonantajat;
• Vero- ja muut asianmukaiset viranomaiset;
• Tilintarkastajat;
• IT-järjestelmien hallintaa koskevien palvelujen tarjoajat;
• Tietoturvapalvelun tarjoajat;
• Enston konserniyhtiöt;
• Puhelinliittymien tarjoajat;
• Työterveyshuollon palveluntarjoajat;
• Rekrytointifirmat;
• Vuokratyöpalvelujen tarjoajat;
• Kolmannet tahot yritysjärjestelyn yhteydessä;
• Koulutuspalvelujen tarjoajat;
• Tutkimuspalvelujen tarjoajat (työntekijäkyselyitä varten)
• Ulkoistettuja kirjanpito- ja/tai palkkahallintopalveluja tarjoavat yhtiöt
• Soveltuvuustestien tarjoajat; ja
• Muut yhteistyökumppanit (palveluntarjoajat, toimittajat jne)

Huomaathan, että vaikka suurin osa vastaanottajista sijaitsee Suomessa tai muualla EU:ssa tai ETA-alueella, jotkin yllämainituista vastaanottajista voivat sijaita tai käsitellä tietoja kolmansissa maissa riippuen henkilöstä, jonka tietoja käsitellään sekä käsillä olevasta tilanteesta. Jos me siirrämme ja/tai palveluntarjoajamme siirtää henkilötietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirtoa koskevat EU:n komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet taikka muut asianmukaiset suojatoimet, kuten yritystä koskevat sitovat säännöt, ellei EU:n komissio ole todennut, että maassa, johon tietoja siirretään, on riittävä tietosuojan taso. Voit pyytää kopion käyttämistämme suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun henkilöön.

7 PROFILOINTI

Saatamme pyytää työntekijöitämme osallistumaan ammatillisiin persoonallisuustesteihin esimerkiksi henkilökohtaisten käyttäytymismieltymysten (eli työskentelymieltymysten) arvioimista varten. Saatamme myös käyttää kolmansien tahojen rekrytointivälineitä uusia työntekijöitä rekrytoidessamme. Tällaisiin testeihin osallistuminen ei ole pakollista. Mainitut testit ja välineet tuottavat tuloksista usein automaattisesti raportteja. Jaamme raportit kanssasi ja sinulla on mahdollisuus tarjota näkemyksesi tuloksista joko suullisesti tai kirjallisesti

Meillä on lisäksi käytössä työntekijöiden hyvinvointiin liittyvä niin sanottu varhaisen puuttumisen järjestelmä. Eräs sen osa on automaattinen hälytysjärjestelmä, joka havaitsee tiettyjä ennalta määritettyjä poikkeamia ja lähettää työntekijän esimiehelle hälytyksen, jos tietty raja-arvo, kuten tietty poissaolopäivien lukumäärä, ylittyy. Hälytysjärjestelmä edistää työntekijän hyvinvointiin ja suoriutumiseen liittyviin huolenaiheisiin puuttumista ajoissa. Järjestelmän seurauksena työntekijät voivat odottaa saavansa pyynnön keskustella heidän hyvinvoinnistaan ja suoriutumisestaan heidän esimiehensä kanssa, mutta muita työntekijää tai hänen työsuhdettaan koskevia päätöksiä ei hälytysjärjestelmän perusteella tehdä.

8 OIKEUTESI

8.1 Pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus varmistaa, käsittelemmekö henkilötietojasi ja jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi sekä saada seuraavat tiedot:
• Käsittelyn tarkoitukset;
• Kyseessä olevat henkilötietoryhmät;
• Vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, erityisesti EU:n ja ETA-alueen ulkopuoliset vastaanottajat tai kansainväliset järjestöt, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan;
• Mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, kriteerit, joiden mukaan säilytysaika määräytyy;
• Omien tietojen oikaisu- ja poistamisvaatimuksen esittämisoikeuden olemassaolo sekä mahdollisuus rajata tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä;
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle;
• Mikäli henkilötiedot eivät ole peräisin sinulta, tieto niiden alkuperästä;
• Tieto siitä, käytetäänkö automaattista päätöksentekoa sekä automaattisen päätöksenteon logiikka ymmärrettävässä muodossa, kuten myös automaattisen käsittelyn merkitys ja sen suunnitellut seuraukset sinulle; ja
• Asianmukaiset suojatoimet, joita sovelletaan henkilötietojen siirtämiseen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Sinulla on oikeus saada kopio käsitellyistä henkilötiedoista, kunhan kopio ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Mahdollisista lisäkopioista voimme veloittaa kohtuullisen hallinnollisiin kuluihin perustuvan korvauksen. Jos olet osallistunut soveltuvuustesteihin, annamme sinulle pyynnöstä testien tulokset veloituksetta.

8.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

On tärkeää, että säilyttämämme henkilötiedot ovat täsmällisiä ja ajantasaisia. Ilmoitathan meille, mikäli henkilötiedoissasi tapahtuu muutoksia.

Sinulla on oikeus saada epätarkat ja virheelliset tiedot oikaistua ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Ilmoitamme oikaistun henkilötiedon kaikille vastaanottajille, joille olemme luovuttaneet henkilötietojasi, jollei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi suhteettoman suurta vaivaa. Ilmoitamme nämä vastaanottajat sinulle pyynnöstäsi.

8.3 Oikeus tietojen poistamiseen (“Oikeus tulla unohdetuksi”)

Sinulla on oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• peruutat suostumuksesi, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• vastustat käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• tietojasi on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava meihin kohdistuvan lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi.

Huomaathan, että yleinen tietosuoja-asetus tunnistaa tilanteita, joissa käsittely voi olla välttämätöntä yllä olevien poistoperusteiden soveltumisesta huolimatta. Ilmoitamme sinulle aina erikseen tällaisista olosuhteista ja käsittelyn perusteesta.

Ilmoitamme henkilötietojesi poistamisesta kaikille vastaanottajille, joille olemme luovuttaneet henkilötietojasi, jollei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi suhteettoman suurta vaivaa. Ilmoitamme nämä vastaanottajat sinulle pyynnöstäsi.

8.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme tietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu;
• käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja tämän asiakirjan mainitsemiin tarkoituksiin, mutta tarvitset tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut käsittelyä oikeuksiesi perusteella ja käsittely perustuu tässä asiakirjassa mainitulle oikeutetulle edullemme ja käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, että todennetaan, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Jos tietojesi käsittelyä on rajoitettu, ilmoitamme sinulle ennen kuin poistamme rajoituksen

Ilmoitamme henkilötietojesi käsittelyn rajoittamisesta kaikille vastaanottajille, joille olemme luovuttaneet henkilötietojasi, jollei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi suhteettoman suurta vaivaa. Ilmoitamme nämä vastaanottajat sinulle pyynnöstäsi.

8.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (kuten XML-formaatissa relevantin metadatan kanssa), ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
• käsittelemme henkilötietojasi suostumukseesi perustuen; tai
• käsittelemme henkilötietojasi, koska se on tarpeellista välillämme tehdyn sopimuksen täytäntöönpanemiseksi; ja
• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• tämä oikeus ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Sinulla on yllä mainituissa tapauksissa oikeus saada henkilötietosi siirrettyä suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

8.6 Vastustamisoikeus

Sinulla on milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittelemme henkilötietojasi oikeutettujen etujemme perusteella. Tällaisen vastustamisen jälkeen emme enää käsittele tietojasi, jollemme osoita sellaista huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä käsittelylle, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

8.7 Oikeus peruuttaa suostumus

Niissä rajatuissa tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen suostumuksesi peruuttamisesta, emme enää käsittele tietojasi niihin tarkoitukseen tai tarkoituksiin, johon alun perin suostuit, ellei meillä ole käsittelylle toista oikeusperustetta.

8.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli uskot, että emme noudata soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Suomen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

9 YHTEYDENOTTO

Autamme sinua mielellämme, mikäli sinulla on kysymyksiä tai huolia henkilötietojesi käsittelystä tai oikeuksistasi. Jotta voimme tarjota sinulle riittävät tiedot sekä käytännöllisiä neuvoja, pyydämme sinua lähettämään kysymyksesi tai kommenttisi kirjallisesti privacy@ensto.com .

Saatamme joutua pyytämään sinulta tietoja varmistuaksemme henkilöllisyydestäsi. Tämä on turvallisuustoimenpide, jolla pyrimme varmistumaan siitä, että henkilötietoja ei paljasteta henkilöille, joilla ei ole oikeutta vastaanottaa niitä.